Đặt tiệc cưới sao cho vừa khớp với số lượng khách mời tham dự là chuyện khá nan giải đối với hầu hết các cặp đôi cô dâu chú rể. Chính vì vậy mà việc đặt bàn dự phòng là việc cần thiết và quan trọng mà bạn cần phải tính toán thật kỹ lưỡng và chuẩn xác. Mục đích của việc tính này là giúp cặp đôi chủ động trong trường hợp khách mời đi dự tiệc vượt quá số lượng khách mà bạn dự tính khi đặt bàn chính thức.

Việc tính toán số lượng bàn tiệc bắt đầu từ khi bạn lên danh sách khách mời. Trong đó, bạn phân ra các nhóm khách: nhóm chắc chắn tham dự tiệc, nhóm không đến dự tiệc (nhưng vì mối quan hệ bạn vẫn phải gửi thiệp mời) và nhóm có thể đến hoặc không. Từ đó, bạn cân nhắc số lượng bàn phù hợp (số khách tới dự thường ít hơn số thiệp phát ra, chiếm khoảng 80-90% tổng số). Cô dâu chú rể nên ước lượng khoảng 10-20% khách mời không đi so với số lượng thiệp phát ra để đặt bàn chính thức, lượng khách này nếu đi sẽ “rơi” vào số bàn dự phòng và thông thường nhà hàng cho bạn 2-3 bàn dự phòng. Với bàn dự phòng - phát sinh MonAmi đưa ra 02 trường hợp cho khách lựa chọn và dĩ nhiên là trường hợp nào cũng sẽ có mặt lợi và hại.

1. Bàn dự phòng có món sẵn : Tính 65% nếu không sử dụng + gói mang về, tính 100% nếu sử dụng bình thường. Nhà hàng sẽ chuẩn bị sẵn món ăn cho bàn tiệc này giống như món đã đặt ở bàn chính thức, setup sẵn bàn ghế, chén dĩa, phục vụ. Nếu có phát sinh, khách có sẵn bàn ghế ngồi, có sẵn món đã chuẩn bị mà không phải chờ đợi lâu, gia chủ tránh được trường hợp mất lòng khách, khách không phải bỏ về vì không có chỗ ngồi và món ăn. Nếu không dùng đến thì chỉ mất 65% phí + gói về ( tùy theo số lượng bàn chính thức, chỉ được tối đa 3 bàn/ tiệc).

2. Bàn dự phòng không có món sẵn: Nhà hàng không có chuẩn bị sẵn món ăn dư, nếu có phát sinh nhà hàng sẽ hỗ trợ hết sức ( báo phát sinh lúc đầu tiệc, vào giữa tiệc trở đi nhà hàng có quyền không nhận món). Món ăn bàn phát sinh này sẽ có thể không giống món bàn chính thức đã đặt hoặc có thể không đủ món tùy thuộc vào giờ báo bàn phát sinh và từ thời điểm báo phát sinh bàn khách phải đợi ít nhất 30 phút để đầu bếp chuẩn bị lại món ăn.  Tất nhiên là với bàn tiệc này dùng mới tính phí, không dùng không tính và giá có thể thay đổi theo từng thời điểm.

Một điều nữa là các cặp đôi uyên ương cũng cần lưu ý là việc sắp xếp khách mời khi vào bàn, bạn nên nhờ một người phụ trách xếp bàn tiệc khi khách đến. Tốt nhất là sắp kín các bàn và tập trung thành khu vực để dễ dàng quan sát cũng như điều chỉnh sao cho hợp lý.  Như vậy sẽ giúp bạn chủ động và liên hệ kịp thời với bộ phận tổ chức tiệc của nhà hàng để sắp xếp thêm bàn nếu phát sinh, tránh tình huống khách đến nhưng thiếu chỗ ngồi.